Автоматизация бизнес процессов: концепция, рынок, перспективы
Концепция
В последнее время, погружаясь в тренд инновационных новостей, наряду с громкими заголовками про искусственный интеллект, машинное обучение, ICO, криптосказки про блокчейн, все чаще и чаще стали попадаться исследования и аналитика по вопросу Автоматизации Бизнес — процессов. Думаю, вопрос стоит нашего внимания.
Автоматизация бизнеса — это частичный или полный перевод стереотипных операций и бизнес-задач под контроль специализированной информационной системы, или программно-аппаратного комплекса. Как результат — высвобождение человеческих и финансовых ресурсов для повышения производительности труда и эффективности стратегического управления. Это внедрение программной системы, выполняющей типовые процедуры по современным алгоритмам. Речь идет о составлении и выписке документов, контроле исполнения учетных, складских операций. Благодаря подобным нововведениям уровень работы предприятия качественно повышается. Залогом успеха бизнес-процесса являются определенные незаменимые компоненты. Прежде всего, для каждого этапа процесса требуются данные и материалы. Во-вторых, необходим алгоритм — процесс — которому люди или программное обеспечение (в случае автоматизации бизнес-процесса) могли следовать. Наконец, должен быть определён результат с целью достижения которого прилагаются усилия, тратится время и используются данные. Важно признать важность всех этих компонентов автоматизации бизнес-процесса и уделить время для выбора и формализации каждого из них, поскольку только заложив правильную основу вы сможете рассчитывать на корректный и правильный результат.
Впервые этот термин использовали Фредерик Тейлор и Генри Гант — инженеры-механики и консультанты по управлению — в 20-х годах ХХ века. Изначально этот термин был привязан к производству. В начале 80-х годов на основе работ У. Эдвардса Деминга и Джозефа М. Джурана была разработана новая концепция бизнес-процесса и теория нашла поддержку технологиями. Например, совершенно новые способы взаимодействия, постановки целей и достижения результатов появились благодаря появлению печатных машинок, копировальных аппаратов и персональных компьютеров. Интернет также стал одним из основных факторов для разработки новых подходов к управлению бизнес-процессами (BPM) и развития практики автоматизации бизнес-процессов. Теории управления бизнес-процессами уже почти сто лет, и она продолжает развиваться, поэтому может быть полезна каждому бизнесу для достижения актуальных целей благодаря организации и разделении процессов на различные этапы, выполняемые людьми и решениями для автоматизации бизнес-процессов. Со времен промышленной революции и появления мануфактур автоматизация бизнеса происходит скачками в каждой отрасли, направлении, задаче. Механизмы и кнопочное управление вместо ручного труда, бланки для заполнения документов и телефонная связь — все на благо прогресса. В 2016-м году в понятие автоматизации вкладывают совершенно другой смысл, чем 100 лет назад. Глобализация и виртуальные платформы, доступные даже с мобильного, как Worksection обратили «механизацию производства» в «диджитал управление предприятием» (Диджитализация бизнеса). Разбираясь в том, что такое автоматизация бизнеса и что она дает, следует отметить следующие позитивные аспекты использования:
· исключение рутинного и однообразного ручного труда;
· информация обрабатывается и передается намного быстрее;
· в едином информационном пространстве обслуживаются отдельные подразделения или все предприятие;
· запрограммированные отчеты и документы составляются автоматически;
· возрастает удобство оперирования базами данных, а работа становится более точной, полной и непротиворечивой;
· подразделения или вся организация сводятся к единому комплексу, который объединяют регулярный стандартизированный документооборот и информационно-нормативная база.
Автоматизацию целесообразно проводить при наличии предпосылок к переходу или в том случае, если данный процесс неизбежен по причинам внутреннего либо внешнего характера. Она может происходить на разных уровнях:
· Обеспечивающие процедуры. Меняется порядок исполнения типовых операций, к примеру, создания учетной и складской документации, отчетов, ведомостей, введения поправок и обновлений в бухгалтерии.
· Функции. Речь идет о формировании решений, к которым применимы единые правила: создание складских заявок и схем поставок.
· Бизнес. Внедрение электронного документооборота. Используется система аналитических показателей. В одном информационном пространстве для документов назначаются исполнители, сроки и контрольные действия. Мероприятия, касающиеся различных продуктов и проектов, соединяются в прослеживаемые логические цепочки. Благодаря этому контроль можно осуществить в любой момент времени с целью получения подробной информации касательно запланированной или сделанной работы. Доступна аналитика, по которой судят о прибыльности и эффективности реализованных операций.
Уже сегодня существует множество примеров процессов для успешного исполнения которых уместно применение автоматизации бизнес-процессов. Деятельность в таких областях как финансы, человеческие ресурсы и маркетинг может быть разделена на различные процессы, часть из которых может быть автоматизирована. Например, благодаря автоматизации бизнес-процессов по найму сотрудников и их адаптации на рабочем месте, процессов обработки запросов на закупку и заказов от клиентов, можно добиться отличных результатов в улучшении качества исполняемых работ и уменьшении операционных издержек. Чтобы получить положительный эффект, необходимо не только потратиться на новое оборудование, но и ввести в рабочий процесс правильные изменения. Кроме программно-аппаратной перестройки проводятся организационные реформы. Во многом на их характер влияют цели и задачи компании. Руководству стоит назначить ответственное лицо, которое будет от их имени справляться со следующими задачами:
· анализ и постановка задач в специальном штабе;
· составление бюджета проекта;
· внедрение разработанных мер;
· составление должностных инструкций для трудового коллектива;
· перенос информации в базы данных новой платформы;
· устранение недочетов, выявленных в ходе внедрения;
· обучение персонала.
Это лишь общие обязанности. Нет единого списка, подходящего для каждой компании. В отдельных случаях возникают нестандартные действия, способствующие достижению намеченного результата.
Автоматизация бизнес-процессов также помогает группам людей лучше координировать усилия, поэтому дезорганизация может быть исключена из уравнения. Наконец, автоматизация бизнес-процессов может гарантировать более высокую точность результатов. Все эти преимущества являются причиной того, что все больше и больше предпринимателей, руководителей отделов, а также малых и крупных компаний применяют автоматизацию бизнес-процессов в своей работе.
Все эти преимущества актуальны для каждой организации, которая хочет оставаться сохранить свою конкурентоспособность и развиваться. У каждого бизнеса на примете есть конкуренты, которые стремятся завоевать актуальный рынок, и подход к управлению работой в компании может стать решающим фактором в конкурентной борьбе. Зачастую именно своевременная автоматизация бизнес-процессов решает какой бизнес добьётся успеха, а какой будет балансировать на грани существования. Как уже говорилось, системы управления бизнес-процессами предназначены для людей, которые хотят исполнять свою роль в компании максимально эффективно и чувствовать свой вклад в процесс достижения как локальных целей, так и ключевых целей компании. Дело не только в том, что система обеспечивает визуализацию процесса достижения цели и координацию работ, но также благодаря автоматизации бизнес-процессов существенно сокращается ручная повторяющаяся и утомительная работа. Поэтому использование технологий для автоматизации бизнес-процессов и новых преимуществ, которые они предлагают бизнесу, является одним из ключевых факторов успеха бизнеса в современном мире. Компании, которые делают ставку на традиционные стили управления бизнесом, не ошибаются; но эти традиционные подходы зачастую оказываются недостаточно эффективны для охвата огромной бизнес-среды, которая окружает компании. Именно здесь возникает конфликт ограничений выбранной технологии и новых требований бизнеса в связи с необходимостью адаптации к изменяющейся бизнес-среде. Те, кто хочет добиться успеха, должны рассмотреть возможность выхода из этой дилеммы путём смены подхода к управлению бизнесом и, при необходимости, замены используемой технологии. Автоматизация бизнес-процессов — это несомненно правильный шаг к росту и успеху в цифровую эпоху и внедрение системы автоматизации бизнес-процессов будет означать положительные изменения и положительные результаты.
Несмотря на огромное количество преимуществ, у данного подхода есть свои слабые стороны. Производственная система значительно усложнится и появится масса новых элементов, с которыми сотрудники компании могут быть незнакомы, так что придется потратить время на их обучение. Кроме того, от оборудования потребуется большая надежность. Сложности могут появиться при переносе информации в новую базу данных. Эта процедура требует повышенного внимания, поскольку самая незначительная ошибка искажает учет. Важна постоянная поддержка специалистов. В штате должен быть программист, обладающий специальными знаниями. Например, если автоматизируется бухгалтерия, то он должен быть в курсе действующего законодательства в данной области.
Стоит заметить, что данные неизбежные трудности носят временный характер и с лихвой окупаются преимуществами, которые в итоге приносит автоматизация. Со временем несовершенства информационной и финансовой баз сглаживаются, а работники привыкают к новому порядку работы.
Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:
· эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;
· подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;
· быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
· оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы;
· сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;
· безопасное хранение информации;
· повышение качества обслуживания клиентов.
Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ:
· Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.
· Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.
· Рост согласованности действий персонала и качества его работы.
· Возможность контроля больших объемов информации.
· Автоматизация ручного труда.
· Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.
· Параллельное решение нескольких задач.
· Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.
В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.
Сегодня многие сектора экономики обращают внимание на эффективность от внедрения автоматизации бизнес процессов:
1. Промышленные предприятия. Заказы, закупка материалов, само производство, фасовка, доставка и отчетность. Шаблонные и цикличные задачи.
2. Опасное производство и добыча. Роботизация и усовершенствование конвейерных лент. Контроль загрязнения окружающей среды и потребления природных ресурсов.
3. ИТ-компании. Таск-менеджмент между программистами, тестировщиками и продажниками. Тех.поддержка клиентов и баг-трекеры. Админ. панель интернет провайдера. 24/7 онлайн-ресурсы.
4. Сервисные компании. Индивидуальные услуги и консультации по телефону, требующие внедрение CRM-системы. Документооборот.
5. Банковская система. Сопровождение клиентской базы данных, механизм непредвзятого решения по кредитованию, онлайн-банкинг и защита от мошеннических операций.
6. Аналитические, юридические и исследовательские центры. Мониторинг и анализ больших обновляющихся баз данных. Статистика и социология, поиск прецедентов права и страхования, метеорология и предупреждение катастроф.
7. Охрана и приложения отслеживающие перемещение. Моментальное уведомление о нарушениях.
Лидирует по частоте применения Amazon Web Services — комплексная автоматизация бизнеса с виртуальной инфраструктурой: от генерации серверов до мобильных приложений. Второй по применяемости — публичная оферта или виртуальный цифровой договор. Больше не нужно отправлять факс с подписанным документом, сканировать и отправлять на email копии. Доступ к документу и истории его правок круглосуточный. Дальше идут приложения и программы для ведения финансов, аналитики и управления компанией. С ними и взаимодействие с клиентами: интерфейсы, еженедельные рассылки, уведомления и остальные плюшки.
Рынок
Согласно данным исследовательской и консалтинговой компании Gartner, в 2018 году рынок RPA вырос более чем на 63%, что делает его самой быстрорастущей категорией корпоративного программного обеспечения. Тем не менее, стоит отметить, что общая рыночная стоимость в 846,2 млн.$ остается довольно скромной по сравнению с другими категориями корпоративного программного обеспечения c оценками в несколько миллиардов долларов. Как указывает Gartner, RPA всё чаще применяется в компаниях и структурах с большим количеством устаревшей инфраструктуры, таких как банки, страховые компании, телекоммуникационные компании и коммунальные услуги. Крупнейшим игроком на этом быстрорастущем рынке является компания UIPath, которая в прошлом году получила 568 млн.$ инвестиций при оценке в 7 млд.$. Одной из причин, по которой она привлекает такое большое внимание, является её невероятная траектория роста. В 2017 году UIPath принесла доход в размере 15,7 млн.$ и увеличила его на целых 629,5%, доведя до 114,8 млн.$ в прошлом году. По данным Gartner, благодаря этому компания заняла 13,6% доли рынка и поднялась с пятого на первое место. Не менее значимый участник рынка Automation Anywhere в прошлом году привлёк от SoftBank 300 млн.$ инвестиций при оценке в 2,6 млд.$. У Automation Anywhere выручка выросла на 46,5% с 74 млн.$ до 108,4 млн.$, и доля компании на рынке RPA составила 12,8%.
Лидеры RPA рынка
Пока что все компании, кажется, только выигрывают, так как рынок RPA стремительно набирает обороты. Фактически, показатели роста впечатляют: двумя яркими примерами являются компании NTT-ATT с ростом 456% и Kofax с 256%. Но даже с этими показателями роста доля рынка начинает распадаться на гораздо более мелкие части. В то время, как рынок RPA все еще находится в фазе развития, в какой-то момент фрагментация в нижней части рынка может привести к общей консолидации, поскольку ведущие компании попытаются выкупить себе дополнительную долю рынка. Несмотря на то, что рынок RPA пока еще невелик, он стабильно растет. К 2020 году расходы на RPA достигнут $1 миллиарда (согласно прогнозам все того же Gartner), и к тому времени 40% крупных организаций уже будут пользоваться инструментами RPA. Прибавьте к этому востребованность AI и машинного обучения, которые интегрируются с RPA решениями, — и у вас будет представление о перспективах роста в этом направлении. Они безграничные. Автоматизация рабочих процессов изменит понимание очередной фазы цифровой трансформации, поскольку эта автоматизация предоставляет другие выгоды для клиентов, проистекающих из более высоких по качеству и надежности услуг, сокращения времени выпуска продуктов и создания привлекательных предложений. А что Gartner прогнозирует на перспективу экономического роста?
1. AI превратит RPA в IPA
Все более широкое применение искусственного интеллекта (AI) уже реальность, и это происходит, не в последнюю очередь, благодаря RPA. AI приобретает все более важное значение, и RPA будет все более тесно интегрироваться с AI, что приведет к созданию качественно другой технологии — интеллектуальной автоматизации процессов (IPA, Intelligent Process Automation). Оценки показывают, что в ближайшие годы более 40% предприятий создадут высокотехнологичных цифровых работников на основе применения IPA. Ожидается, что мировой рынок RPA достигнет $1,7 миллиардов в 2019 году и $2,9 миллиардов — в 2021.
2. Централизация победит хаос
В 2020 и в ближайшие последующие годы предприятия будут интенсивно использовать центры по автоматизации для того, чтобы в комплексе решать задачи управления изменениями и рисками, контроля, аудита, безопасности. Эти тенденции приведут к усилению требований к корпоративному регулированию информации (IG, Information Governance), в следствии чего предприятия будут вынуждены увеличивать инвестиции в создание центров автоматизации, построенных на принципах унифицированного программного обеспечения.
3. Продажи лицензий RPA будут падать, а доходы консалтинга — расти
В ближайшие годы объем продаж лицензий RPA будет снижаться и продажа лицензий не будет главным источником генерации прибыли. Рост количества производителей RPA приведет к росту бесплатных пилотов, что скажется на объеме продаваемых лицензий. С другой стороны, ожидается рост доходов консалтинговых компаний, основными источниками которых будет проектирование и документирование процессов, а также пилотные внедрения.
4. Автономные роботы уступят неавтономным
Неавтономные (attended) роботы, т.е., роботы, которые функционируют при участии человека, будут применяться в 2019 г все шире, и потеснят автономных, т.е., тех, которые выполняют свою работу без оперативного взаимодействия с человеком. Как считает главный евангелист компании UiPath Гай Киркувуд (Guy Kirkwood), доля промышленно используемых автономных роботов, ранее составлявшая 70%, составит в 2019 году 54%, и далее опустится до 50%. Этот прогноз подтверждается и опытом работы многих отраслей. Таким образом, мы имеем четкий сигнал относительно того, что заказчики готовы внедрять еще больше неавтономных роботов.
5. Государственные органы начнут шире применять RPA
Дни, когда применение RPA было привилегией глобальных и частных компаний, прошли. В ближайшие годы возрастет количество применений RPA в органах бюджетной сферы. Масштабы применения будут все более расширяться по мере того, как органы государственного управления будут видеть влияние RPA на качество и оперативность предоставляемых ими услуг населению.
6. Вовлеченность сотрудников в использование RPA будет возрастать
По мере освоения компаниями появляющихся технологий будет возрастать и количество сотрудников, использующих RPA в своей ежедневной работе. Это приведет к возрастанию вовлеченности сотрудников в цифровизацию процессов своего предприятия.
7. Максимум внимания к работе с неструктурированными данными
Поставщики RPA продолжат усиливать функциональность работы с неструктурированными данными, поскольку извлечение информации из них дает очень много преимуществ. Массивы текстов, изображения, электронная почта — это золотая жила, содержащая важную информацию, и многие организации хорошо понимают, как извлечь из этого выгоду. Это заставляет поставщиков RPA внедрять технологии OCR и AI в свои продукты для того, чтобы извлекать необходимые данные из счетов и заказов, а затем передавать эти данные для роботизированной обработки. Считается, что это весьма эффективно и радикально сокращает срок возврата инвестиций.
8. Рынок труда ожидают перемены
Автоматизация влияет на требования к персоналу и занятость населения. Прогнозы уверенно показывают, что в среднесрочной перспективе не менее половины рабочих мест могут быть ликвидированы благодаря внедрению автоматизированных процессов. Тем не менее, выявленные в последнее время тренды говорят о том, что сотрудники могут взаимодействовать с роботами в рамках автоматизированных процессов, и что цифровая экономика будет стимулировать создание рабочих мест для проектировщиков и других специалистов в области RPA и AI, задачами которых будет решение бизнес-задач, улучшение пользовательских интерфейсов роботов, настройка чат-ботов, и т.д.
9. Потребуются инвестиции для создания центров экспертизы
Эксперты предсказывают, что к 2020 году более 40% предприятий будут иметь центры автоматизации и будут инвестировать в центры экспертизы или централизованные координирующие центры. Центры экспертизы будут отвечать за анализ автоматизированных технологий и выявлять из них наиболее соответствующие стоящим перед ними бизнес-задачам, при этом внедряя лучшие бизнес-практики, интеграционные решения и единые технические политики.
10. Распространение чат-ботов
Интерфейсы для голосового общения станут все более распространенными и доступными, и это будет означать очередную волну распространяя RPA. В 2019 и в ближайшие последующие годы мы станем свидетелями того, что продукты, поддерживающие голосовое общение с пользователями станут промышленной нормой. Распространение чат-ботов будет стимулировать развитие когнитивных технологий, которые, в свою очередь, будут активно влиять на создание и развитие баз корпоративных знаний, необходимых голосовым роботам для формирования ими полных и информативных ответов клиентам.
Перспективы
Более 150 лет назад французский писатель Виктор Гюго кратко и точно описал действительность, с которой сегодня бизнес сталкивается в попытке оценить перспективы, которые приносит автоматизация бизнес процессов. и то, как это влияет на бизнес. ‘’У будущего есть несколько имен. Для слабого человека имя будущего — невозможность. Малодушный назовет его неизвестностью. Глубокомысленный и доблестный — идеалом’’. По мере стремительного распространения смартфонов и устройств с возможностью выхода в Интернет появляются новые возможности и новые проблемы. Появляются способы обработки заданий, которые ранее выполнялись вручную. Автоматизация бизнес процессов на базе искусственного интеллекта уже сегодня использует данные и аналитическую информацию для эффективного обслуживания клиентов. Вопрос автоматизации процессов набирает всю большую актуальность. Технические и цифровые революции в мире отражаются на состоянии рынка труда. Специалисты по персоналу говорят о том, что такая активная инновационная трансформация может привести к исчезновению целого ряда профессий. Действительно, в профессиональных кругах существует мнение о том, что автоматизация процессов «съест» некоторые профессии или даже приведет к массовой безработице из-за исчезновения некоторых из них. Но есть высказывания, что это выдуманные и не соответствующие реальности мнения. Получается, что, если мы автоматизируем определенные бизнес-процессы, то создадим пул безработных людей. Людей, которые не просто не смогут устроиться на более престижную работу, но и не найдут применение своим профессиональным навыкам. Может показаться, что доля правды в этом есть, но это лишь при первом, поверхностном взгляде на проблему. Автоматизация бизнес-процессов — это очень правильный путь к совершенствованию и развитию. Задайте себе вопрос, что мы стараемся модернизировать? В основном, речь идет о задачах, которые являются цикличными, рутинными, не требующими творческого и интеллектуального подхода. Но ведь человек — это не робот, это творческая личность с собственным опытом и взглядом на жизнь. Ему хочется реализовывать эти творческие потребности, только тогда он сможет жить в гармонии с самим собой. Эксперты оптимисты рассматривают автоматизацию бизнес-процессов как путь к достатку, эволюционному совершенствованию общества и уровня жизни. Страх остаться без работы возникает на почве некомпетентности специалиста, неуверенности в своих знаниях, умениях и навыках. Когда специалист не способен стратегически мыслить, когда он привык действовать как робот, то да, он, к сожалению, останется за бортом. Автоматизация процессов — это естественный этап развития общества. Люди, которые действуют и мыслят шаблонно, будут вынуждены задуматься о собственной эффективности, возможно им придется осваивать новые профессии и обучаться новым навыкам.
Если говорить о бизнесе, то автоматизация позволит наиболее качественно и быстро выполнять рутинные действия. Однако, не стоит забывать, что ведение бизнеса — это еще и творческий процесс. Иногда от специалиста требуется проницательность, умение изучить и проанализировать ситуацию, принять правильное решение, опираясь на свой профессиональный опыт или даже интуицию. В такие моменты специалиста не сможет заменить ни одна умная система или суперсложная программа. Не стоит забывать и о том, что за каждой системой стоит профессионал, который следит за ее состоянием. Он прописывает и просчитывает алгоритмы действий программы и настраивает ее под конкретный бизнес. Если вы автоматизировали бизнес-процесс — это не значит, что он будет работать без сбоев. Придется следить за работоспособностью системы и постоянно поддерживать ее. Автоматизация бизнес-процессов — это инструмент, который помогает развивать бизнес, а не разрушать его.
Таким образом, через 5–10 лет мы станем свидетелями сценариев выполнения бизнес-процессов, в которых роботы (программы RPA) будут самостоятельно получать исходные данные, в том числе, если это требуется, напрямую общаясь с клиентом, контрагентом, коллегой в чате или голосом. Получив данные для обработки, робот сможет самостоятельно решить, по какому процессу следует запустить их обработку, при этом если сценарий обработки данных роботу не известен он сможет обратиться за разъяснениями к своему коллеге-человеку и получив ответ, запомнить, как в дальнейшем отрабатывать подобные сценарии. RPA в первую очередь будет применяться в рутинной работе. Однако в будущем технологию ждет усиленная интеграция с искусственным интеллектом. Это позволит роботам принимать самостоятельные решения, что приближает перспективы сингулярности.
Join chat — https://t.me/joinchat/AAAAAE84vCXg5PK-VpHADg
Sergiy Golubyev (Сергей Голубев)
EU structural funds, ICO/STO/IEO projects, NGO & investment projects, project management, comprehensive support for business